Elektronisk körjournal

Spara tid och pengar för företaget och anställda

Elektronisk körjournal

En elektronisk körjournal registrerar automatiskt alla körningar i en bil, både privata och i tjänsten. Den hjälper företaget och anställda vid skatterevisioner där överraskningar ofta innebär kostsamma skattetillägg. Företaget kan även spara pengar och tid genom att förmånsredovisningen blir enklare.

 

När ska man föra körjournal? 

I lagen finns inga krav på körjournal, men enligt praxis är körjournalen ett viktigt bevismedel vid Skatteverkets bedömning av bilförmån och drivmedelsförmån. Många anställda erbjuds idag tjänstebil i sitt arbete som även ibland kan utnyttjas i privat bruk. Om det privata användandet överstiger gränsen för "ringa omfattning" är den skattepliktig. I dessa fall bör/ska man föra en körjournal för att styrka hur tjänstebilen använts. Problemet uppstår när skatteverket vill göra en kontroll av hur bilen använts när det inte finns någon dokumentation av detta. Förebygg situationer som dessa med att föra körjournal. Det är både företaget och förarens ansvar att kunna visa hur bilen har körts. Med hjälp av en körjournal dokumenteras all den info som behövs för redovisning av bilförmån mot Skatteverket. Det vill säga underlag som skiljer privatkörning och tjänstekörning åt. Bevismedlet för vad som är privatkörning och tjänstekörning är körjournalen. Självklart ska körjournalen löpande uppdateras med mätarställning, syfte med resor och datum.

Det finns tre situationer där en körjournal definitivt bör finnas.

  1. För att undervika arbetsgivaravgifter och skatteavdrag på bilförmån krävs att du som har dispositionsrätt till bil kunna visa att bilen har använts i "ringa omfattning" i privat bruk. Med "ringa omfattning" menas att bilen används för privat körning vid högst 10 tillfällen/år och med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. Båda dessa förutsättningar ska vara uppfyllda för att en skattepliktig förmån inte ska uppkomma. Det ska även tilläggas att resor till och från arbetet normalt räknas som privata resor. Samma gäller resor mellan bostaden och tjänstestället, liksom hemresor på helger från annan ort,
  2. Om den anställda kör 3000 mil eller mer i tjänsten med förmånsbil under kalenderåret.
  3. Om den anställda har fritt drivmedel i samband med bilförmån.

Tjänstebilar

Tjänstebil är ett samlingsbegrepp för alla bilar som anställda erbjuds i arbetet. Om arbetsgivarens bil enbart får användas för tjänstekörning, ska någon förmånsbeskattning normalt inte ske. I sådana fall krävs normalt att bilen parkeras på arbetsplatsen efter arbetstidens slut och att nycklarna förvaras hos arbetsgivaren. Sen finns det även tjänstebilar som den anställde får använda privat, det är då det räknas som bilförmån vilket gör den skattepliktig. Här bör arbetsgivaren se till att det finns en körjournal att tillgå som bevis på hur bilen använts, privat eller för resor i tjänsten. 

 

 

 

Jourbilar

I samband med jourtjänstgöring kan en anställd ta hem arbetsgivarens bil till bostaden upp till fyra dagar per månad utan att det uppkommer en förmån. Den som har veckojour (t.ex. måndag-fredag) var sjunde vecka, eller med längre mellanrum, beskattas normalt inte för förmån trots att bilen enstaka månader tas hem mer än fyra dagar. Detta under förutsättning att den anställde - enligt avtal med arbetsgivaren – är starkt begränsad i sin möjlighet att använda bilen för annan körning än mellan bostad och arbetsplats samt vid utryckning. Den anställde bör här föra körjournal.

 

 

 

Servicebilar

Det finns vissa yrkeskategorier, t.ex. montörer och servicepersonal som har ett särskilt tjänsteställe och i sin tjänst använder fullt utrustade tjänstebilar (servicebilar) för arbete på exempelvis byggarbetsplatser och liknande. Under sådana arbetsperioder är det inte ovanligt att den anställde får ta hem bilen till bostaden. Om en sådan bil på grund av sin speciella utrustning och användning inte lämpar sig för privat körning och inte heller används för andra resor än för resorna mellan bostaden och arbetsplatsen, bör bilförmån inte påföras. Med hänsyn till att den anställde i dessa fall rent faktiskt disponerar bilen måste även denne anställde med servicebil vara beredd att visa att bilen inte används privat i mer än ringa omfattning.

Slarva inte med körjournalen.

Att föra körjournal kan göras på flera sätt. Antingen manuellt (formulär) eller elektroniskt (integrerad hårdvara i bil). Den elektroniska körjournalen är automatiserad och är direkt integrerat i fordonet och skapar möjlighet att koppla på flera digitala tjänster för fordon. Om det finns en elektronisk körjournal installerat i tjänstebilen kan man med enkelhet ange tjänste/privatresa via app eller knapp för att särskilja dem åt. Därefter läser systemet in all information som behövs per för en redovisning automatiskt. Oavsett om det är en manuell eller elektronisk körjournal ska den innehålla följande:

  • Mätarställning vid årets början
  • Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade
  • Ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner du besökt (behövs inte vid privata resor)
  • Hur många kilometer du kört
  • Datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades
  • Mätarställning vid årets slut. (Bra att notera är också antal liter bränsle och pris när du tankar. Då är det lättare att beräkna värdet av den privata körningen.)

 

Skapa en rutin kring hanteringen av företagets tjänstebilar. Det kommer spara både tid och pengar. Se då till att körjournalen innehåller ovanstående punkter för företagets samtliga tjänstebilar. Med elektronisk körjournal i bil skapas rapporter om resorna (tjänst/privat) per automatik som enkelt kan skrivas ut.

 

Skatterevision hos användare utan körjournal.

Tjänstebilarna i Sverige fortsätter växa, och idag finns över 600.000 företagsbilar. Många missar eller struntar i att föra körjournal, och det kan bli en kostsam historia. Vid en skatterevision för tre verksamhetsår och tio servicebilar med ett förmånsvärde på 3 500 kr/mån där inga körjournaler förts, kan en enskild anställd bli skyldig att betala upp emot 100 000 kronor i skatt. Företaget kan i sin tur tvingas betala upp emot en miljon kronor i skatt och avgifter.

Flera undersökningar har gjorts till personer med tjänstebil och här är några av resultaten:

  • 78 procent av de tillfrågade vet inte om att det är upp till både företaget och den som har tillgång till bilen att bevisa att den inte körts privat.
  • Endast 6 procent vet hur mycket det kan kosta i upptaxering om Skatteverket gör en revision och man inte kan bevisa att bilen endast använts i tjänsten.
  • 44 procent av de som har tillgång till en företagsbil i jobbet anger att den även används privat.
  • 39 procent av dem som använder en företagsbil uppger att de struntar i att föra körjournal.

 

Räkna ut bilförmånen med hjälp av Skatteverkets beräkningsmodell här.